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什么是知識管理_ISO 30401知識管理體系標準要點分析

文章來源:華道顧問 編輯:華道顧問

        什么是知識管理?相信大家平日都有所耳聞,但當中又有多少人真正了解呢?新標準ISO 30401《知識管理體系——要求》于2018年11月發布,對知識管理做出了定義。該標準將知識定義為“一種人類或機構的資產,促進有效的決策及行動”,指出知識屬于個人、群體或機構,可以從學習或經驗中獲取。簡單來說,知識管理是機構創造及運用知識的一套方針。ISO 30401由國際標準化組織(ISO)技術委員會(TC 260)制定,并以《附件SL》(Annex SL)內的高階架構及相同文本為依據,從而加強與其他管理體系標準的融合。標準明確規定了在機構內促進知識的發展、共享及有效使用知識時所需的要求,以實現其目標。通過一個全面、綜合及跨領域的視角,ISO 30401旨在支持機構開發一個可有效推廣并能通過知識創造價值的管理體系。同時,該標準可作為獨立文件支持機構的知識管理活動,也可作為涵蓋面更廣的管理體系(如涵蓋質量、環境及健康與安全元素的管理體系)不可缺少的一部分。

一、制定ISO 30401的原因

知識作為一種無形資產,需要開發、整合、保留、共享、調整及應用,以便員工可做出有效而一致的決策,按照過往經驗解決問題并提出新見解。目前,機構單單依靠自主學習的形式,不足以趕上技術及業務經營急劇轉變的形勢。為此,他們要率先一步慎重地創造、整合、應用及重用知識。

對處于不同地區的機構而言,若所有分公司執行同一流程及提供相同的服務,跨地區分享良好經驗、專門技術,互相學習,可帶來莫大裨益。有些機構的重要知識往往由個別員工掌握,一旦機構出現變化或個別員工離職,知識便有流失的風險。如今員工流動性強,使這個問題變得更嚴峻。

目前,知識管理正變得越來越重要,很多國家都渴望發展“知識型經濟”,使得知識成為財富的主要來源。

二、ISO 30401的架構及內容

(一)ISO 30401為知識管理清晰列出了多個指導原則,包括:知識的性質:知識是無形的、復雜的,由人類創造;價值:知識在機構實現目標的過程中起著關鍵作用,知識管理是發掘知識潛在價值的一種途徑;關注點:知識管理應根據機構的目標、策略及需求而實施;適應性:沒有一個知識管理方案適用于所有機構及其經營環境,機構可因需要及環境制定自己的知識管理方法;溝通:每個人對知識的理解都存在差異,為達成共識,知識管理應經過人與人之間的交流后共同創建,適當時候可以內容、流程及技術作支持;環境:知識并不是直接被管理的,知識管理側重于管理工作環境,使知識不斷循環;文化:文化對有效的知識管理至關重要;重復性:知識管理應包含學習及反饋循環。

(二)除了各管理體系標準(環境、領導、規劃、支持、運營、績效評估及改進)的標準條文外,ISO 30401還強調以下主題,每個主題分別代表知識管理體系中的不同重要維度。
1.通過一系列系統活動和行為開發知識并建立知識管理系統
機構獲取新知識的方法包括發掘知識、從外部獲取知識、研究、創新、反饋、經驗教訓及把現有知識作嶄新的應用;應用現有知識改善行動和決策,使之成為有效知識,包括知識轉移及共享、知識重用及創意解難;保存現有知識,預防機構流失知識,包括知識歸檔、信息備份、接任計劃及上司指導;處理過時或無效的知識,避免機構在當下的環境中,運用不當的知識,導致出錯或工作效率低下。

2.促進不同類型知識交流的活動及行為
人際溝通及互動:通過個人、群體及機構之間的互動,交換及共享知識;展示:通過展示、記錄及(或)編纂來創造知識;合并:將已編纂的知識策展、正規化、構建或分類,使知識易于獲取及尋找;內化及學習:檢閱、評估及吸收知識,融入實踐之中。

3.建立知識管理體系的要素
人力資本:明確各人所屬的角色及責任,包括所有知識管理體系的管理者,確保機構的知識管理得到支持;流程:定義適合機構流程的知識活動,包括程序、指引、方法及措施;技術及基礎設施:電子媒介、虛擬與現實工作環境及其他工具,如流動應用程序、門戶網站、維基百科、搜索引擎、云端運算、大數據平臺、協作工作平臺及非正式會議室;管理:制定策略、預期目標及方法,確保知識管理體系能配合整體業務需要;文化:就分享及從錯誤中學習而形成的態度及規范;其他:需要平衡在知識共享時有可能面對的保密、知識產權及(或)知識保護等要求。

三、資料性附錄

除了標準的核心要求外,ISO 30401還有3份資料性附錄:
附錄A——知識范疇,從已明確編纂的知識到未經編纂的經驗及(或)基于行動的知識,說明知識如何以多種類型及形式出現。一方面,有些知識不易察覺或不能以文字或符號表達;另一方面,有些知識可以記錄或收錄(如課本、文件、開放式的電子學習內容)。
附錄B——知識管理與相關學科的關系,列出了一系列與知識管理產生相互作用的課題,包括信息管理、數據管理、商業智能、客戶關系管理、學習、機構發展及培訓、機構學習、人力資源管理、創新管理、風險管理及質量管理。
附錄C——知識管理文化提供一系列信息,說明尋求、共享、開發及應用知識的方法。

結語
ISO30401:2018是目前首個針對知識管理要求的標準,提供一致及系統化的要求。該標準可獨立用作認證的準則,也可作為支持有效實施其他管理體系標準(如ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001)的重要一環。

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